Piloter efficacement son entreprise en 2023 passe nécessairement par des outils logiciels adaptés à son cœur de métier. On revient sur les 4 solutions utiles pour une meilleure visibilité et une efficacité renforcée.
1 – Un logiciel de GED pour tous les services
La gestion électronique des documents (GED) intéresse tous les services de l’entreprise. Partout, les documents au format papier sont délaissés au profit de leur version numérique. Les formats dématérialisés sont plus économiques, plus faciles à stocker, à retrouver, à échanger et à gérer. Un logiciel de GED peut ainsi optimiser les processus des différents services de l’entreprise.
La comptabilité
L’obligation progressive d’émissions et de réception des factures au format numérique, pousse les entreprises à s’équiper rapidement de logiciels de facturation électronique. Un outil de GED intègre ces fonctions essentielles pour rester compétitif et anticiper la généralisation de la pratique à toutes les structures quelle que soit leur taille.
Les ressources humaines
La GED couvre aussi les fonctions RH. Ces logiciels permettent de mettre les fiches de paie dématérialisée à la disposition des salariés dans un espace personnel sécurisé. Les services RH peuvent également paramétrer des alertes sur les échéances des contrats. S’agissant de données sensibles et confidentielles, les logiciels de GED sont conçus et mis à jour pour offrir un environnement de stockage et d’échange fiable et conforme au RGPD.
Le pôle commercial
Les commerciaux peuvent utiliser la GED dans leurs échanges avec les prospects. Les logiciels de GED couvrent aussi la signature électronique des documents. La e-signature a la valeur juridique d’une signature manuscrite. La démarche est donc très encadrée afin de garantir l’identité du signataire et l’authenticité du document.
2 – Un progiciel de gestion intégré ERP
Le progiciel de gestion intégré, plus communément appelé ERP (Entreprise Ressources Planning), fait partie de ces outils qui permettent d’optimiser l’organisation de l’entreprise. Il centralise les données en un lieu unique accessible par tous les collaborateurs autorisés.
Les modules de l’ERP sont sélectionnés pour répondre aux besoins de différentes activités. On retrouve par exemple : la gestion des stocks, la gestion des commandes, des ventes et du service après-vente. Il existe une grande variété de fonctionnalités à associer pour obtenir une solution ERP personnalisée.
Les ERP sont largement utilisés pour la gestion des plus grosses structures dans les secteurs du commerce ou de l’industrie.
3 – Un outil de collaboration simple et intuitif
Il peut être utile d’avoir un outil à part pour la gestion du temps de travail et la collaboration. Ces solutions ciblées offrent généralement une interface simple et accueillante, mais aussi des fonctionnalités poussées pour optimiser l’organisation des équipes et encadrer les processus collaboratifs autour d’un même projet.
4 – Une solution de planification accessible
Autre outil ciblé pouvant se révéler très utile : une solution dédiée à la planification. L’objectif est de mettre à la disposition des collaborateurs des calendriers partagés pouvant être modifiés et actualisés en temps réel.
Il peut s’agir des plannings individuels, mais aussi du calendrier des réservations des salles de réunion. L’idée étant de trouver un outil qui puisse vous donner en quelques clics un aperçu des disponibilités des effectifs et des locaux.
